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ExpenseIQ
ExpenseIQ

Gestión Inteligente
de Flotas Vehiculares

Combustible · Mantenimiento · Inspecciones · Accidentes
Todo en una sola plataforma.

www.exiq.live

El problema

Su flota es uno de sus mayores costos.
¿Tiene visibilidad real sobre él?

La mayoría de empresas pierden dinero porque la información de su flota está fragmentada en spreadsheets, papeles y sistemas desconectados.

📊

Spreadsheets dispersos

Combustible en un Excel, mantenimiento en otro, inspecciones en papel.

🔄

Doble entrada

Registrar en su sistema y luego volver a entrarlo en QuickBooks.

⚠️

Riesgo de fraude

Sin validación fotográfica ni detección automática de anomalías.

👁️

Cero visibilidad

¿Cuánto cuesta el vehículo #45 este año? Respuestas que toman días.

47%
de los costos operativos son vehículos
30%
ahorro promedio en combustible con validación
12hr
semanales perdidas en data entry manual
La solución

Una plataforma. Todo el ciclo de vida de su flota.

ExpenseIQ centraliza combustible, mantenimiento, inspecciones, accidentes y costos en una sola herramienta — accesible desde la oficina y desde el campo.

⛽

Combustible

Validación fotográfica obligatoria. Detección automática de fraude.

🔧

Mantenimiento

Programación por kilometraje y tiempo. Alertas proactivas.

📋

Inspecciones

Checklists personalizables con fotos de evidencia.

🚗

Accidentes

Documentación completa con fotos, ubicación y datos del tercero.

📱

App móvil

Choferes registran desde el campo. iOS y Android. Funciona offline.

📊

Dashboard ejecutivo

Métricas en tiempo real. Costo real por vehículo y por conductor.

🧾

Formularios dinámicos

Formularios propios servidos por QR. El chofer llena sin necesidad de cuenta.

🔔

Reglas y notificaciones

Usted define qué se avisa, a quién y cuándo. Telegram y email.

📈

Reportes y calendario

Costos consolidados y vencimientos programados en una sola vista.

Gas Entry Form
Módulo · Combustible

Cada galón documentado.
Cada centavo justificado.

Validación fotográfica obligatoria del odómetro y de la bomba. La IA detecta automáticamente consumos anómalos, llenados fuera de patrón y posibles fraudes.

  • Captura desde la app — recibo, odómetro y bomba
  • Verificación de tablilla — se confirma que el vehículo cargado es el correcto
  • Detección automática de fraude con IA
  • Cálculo automático de millas por galón (MPG)
  • Asignación a vehículo y conductor con QR
  • Captura vía enlace público con token — validación en el servidor, sin cuenta para el chofer
  • Historial completo exportable a contabilidad
  • Alertas instantáneas ante anomalías
Módulo · Mantenimiento

Mantenimiento preventivo
que se programa solo.

Defina sus reglas una vez (cada 5,000 millas, cada 6 meses, etc.) y ExpenseIQ se encarga del resto: recordatorios automáticos, asignación de talleres y control de costos por vehículo.

  • Programación por kilometraje, tiempo o ambos
  • Recordatorios automáticos antes de la fecha
  • Catálogo de talleres y proveedores
  • Solicitudes de reparación con flujo de aprobación
  • Historial de mantenimiento por vehículo
  • Costos consolidados por unidad y por categoría
🔧

Tipos de mantenimiento

Cambio de aceite · Rotación de gomas · Frenos · Inspección estatal · Filtros · Correa de tiempo · Personalizados

PRÓXIMO MANTENIMIENTO

Vehículo #045 — Toyota Hilux

Cambio de aceite · vence en 320 millas

Inspection History
Módulo · Inspecciones

Inspecciones digitales
con evidencia fotográfica.

Reemplace los formularios de papel por checklists configurables. Cada cliente decide qué se exige: fotos, cantidad mínima, firma, inspector o tipo de vehículo. Las fallas generan tareas de mantenimiento automáticamente.

  • Configurable por grupo — fotos requeridas, mínimo de fotos, firma e inspector se activan por cliente
  • Checklists personalizables por tipo de vehículo
  • Selector de inspecciones abiertas por vehículo — se retoma donde se dejó
  • Inspección diaria, semanal o por viaje
  • Conversión automática de fallas en órdenes de trabajo
  • Historial completo con timestamps y geolocalización
  • Cumplimiento documentado para auditorías
Módulo · Accidentes

Reportes de accidente
completos en minutos.

Cuando ocurre un incidente, el conductor documenta todo desde la app: fotos del daño, ubicación GPS, datos del tercero y de su seguro. La oficina recibe una notificación instantánea por Telegram.

  • Fotos del daño y de la escena
  • Ubicación GPS automática
  • Datos del tercero y de la aseguradora
  • Notificación instantánea a supervisor
  • Seguimiento del caso hasta el cierre
  • Historial de accidentes por conductor — entrenamiento dirigido
Accident History
App Móvil iOS · Android

Todo desde el campo.
Sin supervisor, sin papeles.

El conductor escanea el QR del vehículo, registra gasolina, completa inspecciones, reporta accidentes y solicita mantenimientos — todo en segundos, con o sin conexión a internet.

Login

Inicio

Gasolina

Inspecciones

Accidentes

Cómo funciona

Cuatro pasos. Cero fricción.

Desde el llenado en la estación hasta el reporte ejecutivo — todo el flujo es automático.

1

Conductor escanea QR

Se identifica al vehículo automáticamente. Con la app o sin cuenta, vía enlace seguro.

2

Captura evidencia

Foto del recibo, odómetro o checklist según el módulo.

3

IA valida y alerta

Detección automática de fraude, anomalías o fallas críticas.

4

Sincroniza con contabilidad

Los gastos llegan a QuickBooks o SAGE automáticamente.

📡 Funciona offline

Los conductores pueden trabajar sin señal. Todo se sincroniza al recuperar conexión.

🔔 Notificaciones en tiempo real

Telegram y email para accidentes, fraudes y mantenimientos vencidos.

🔐 100% trazable

Cada acción queda registrada con usuario, fecha, hora y ubicación.

Formularios Dinámicos

El chofer escanea y llena.
Sin app, sin cuenta, sin fricción.

Cada cliente define sus propios formularios — gasolina, inspección, entrega, lo que necesite. Se sirven por código QR con un token seguro: el conductor escanea, llena y listo. No hay usuario que crear ni contraseña que recordar.

1

Usted configura

Arma el formulario que su operación necesita, campo por campo.

2

Se genera el QR

Enlace único con token seguro, validado en el servidor.

3

El chofer escanea

Abre en el celular. Sin instalar nada, sin registrarse.

4

Entra al sistema

El dato llega directo a ExpenseIQ, ligado al vehículo correcto.

🧩 Un formulario por grupo

Cada cliente o división puede tener su propio flujo. El de gasolina de uno no tiene que ser igual al de otro.

💾 Borradores reclamables

Si el chofer se queda sin señal o cierra la pantalla, el borrador se guarda y se puede reclamar y continuar después.

🔒 Token con validación

El enlace es público pero controlado: cada envío se valida en el servidor antes de aceptarse.

[SCREENSHOT PENDIENTE: pantalla de Formularios Dinámicos — vista de configuración + formulario servido por QR en móvil]

Motor de Reglas

Avisos que importan.
No ruido.

Usted define las reglas: qué se avisa, a quién y bajo qué condición. En vez de recibir una notificación por cada inspección, recibe una solo cuando hay algo que atender.

  • Reglas configurables con filtros, búsqueda y paginación
  • "Inspección con Issues" — avisa únicamente cuando aparece una falla
  • Expiración de tags y documentos a nivel de grupo
  • Reset automático del baseline de mantenimiento al registrar el servicio
  • Canales: Telegram y email
  • Alertas de accidentes, fraude detectado y vencimientos
🔔

Ejemplo de regla

Condición · Destinatario · Canal — todo definido por usted, sin tocar código.

REGLA ACTIVA

Inspección con Issues

Si una inspección reporta falla → Telegram al supervisor de flota

[SCREENSHOT PENDIENTE: pantalla del motor de reglas — listado con filtros]

Control y gobernanza

Cada quien ve lo que le toca.

Control fino sobre quién accede a qué, con estructura multi-entidad para operaciones con varias empresas, sucursales o clientes bajo una misma cuenta.

🔑

Permisos por página

Acceso definido pantalla por pantalla, con modo "View Only" para quien solo debe consultar. El formulario de permisos muestra el modo efectivo del usuario — sin sorpresas sobre lo que realmente puede hacer.

🏢

Multi-entidad

Entidad por defecto configurable por grupo y entidad obligatoria en cada vehículo. Gasolina, inspecciones y órdenes de trabajo quedan siempre asociadas a la entidad correcta.

📑

Pestaña "Reglas" por vehículo

Abra cualquier unidad y vea de una todas las reglas que le aplican: mantenimiento, notificaciones y tags. Una sola pantalla para entender por qué esa unidad recibe los avisos que recibe.

⚙️

Configuración por grupo

Inspecciones, formularios y reglas de notificación se ajustan por grupo. Un mismo ExpenseIQ atiende operaciones con requisitos distintos sin conflictos.

[SCREENSHOT PENDIENTE: formulario de permisos con indicador de modo efectivo · pestaña Reglas en ficha de vehículo]

Más allá de lo básico

Una plataforma completa
para operaciones serias.

Funcionalidades adicionales que crecen con su operación.

👨‍✈️

Conductores

Licencias, vencimientos, asignaciones y desempeño individual.

🚙

Vehículos

Ficha técnica, documentos, seguros y depreciación.

⚡

Vehículos eléctricos

Cargas, kWh, costo por carga e impacto ambiental.

🛣️

Peajes (Autoexpreso)

Importación automática cada 12 horas — sin entrada manual.

📦

Inventario / Almacén

Repuestos, consumibles y movimientos de bodega.

🎓

Entrenamientos

Capacitaciones, certificaciones y vencimientos por conductor.

📈

Reportes

Costos por vehículo, conductor, entidad y categoría — exportables.

🗓️

Calendario

Mantenimientos, inspecciones y vencimientos en una sola vista.

🔩

Taller / Workshop

Órdenes de trabajo, asignación de mecánicos y seguimiento.

🏗️

Equipos

Maquinaria y equipo con sus propios costos operativos.

⛽

Estaciones

Catálogo de estaciones de servicio con historial de precios.

🤝

Suplidores

Proveedores, talleres externos y su historial de servicios.

Integraciones

Conecta con las herramientas
que ya usas.

Sin doble entrada. Sin errores manuales. Sus datos fluyen automáticamente entre sistemas.

QuickBooks

QuickBooks / SAGE

Gastos de combustible y mantenimiento sincronizados automáticamente. Mapeo de cuentas personalizable.

Autoexpreso

Autoexpreso

Peajes de Puerto Rico importados cada 12 horas. Historial completo por vehículo, sin trabajo manual.

Telegram

Telegram

Alertas instantáneas de accidentes, fraude detectado y mantenimientos vencidos — directo al equipo.

Próximamente: Microsoft 365 · Google Workspace · API REST pública

[CONFIRMAR: cuáles de las tres integraciones de arriba están productivas hoy y cuáles deben marcarse como "en desarrollo"]

Por qué ExpenseIQ

Diseñado para Puerto Rico.
Construido para operar.

No es un sistema genérico adaptado. Es una plataforma pensada desde cero para el día a día de una flota local.

2-3

Semanas a producción

Implementación, importación de datos y entrenamiento incluidos.

∞

Usuarios incluidos

Sin cobros por usuario. Pague solo por vehículo activo.

🇵🇷

Soporte en español

Equipo local. Integración con Autoexpreso. Conocemos su realidad.

🔓

Sin contratos largos

Facturación mensual. Cancele cuando quiera.

🔄

Actualizaciones gratis

Nuevas funciones automáticamente — sin cargos adicionales.

🔐

Datos seguros

Encriptación, respaldos diarios y retención de 12 meses.

Resultados que importan

Visibilidad. Control. Ahorro.

30%
ahorro promedio en combustible
12hr
menos de trabajo administrativo por semana
100%
trazabilidad — cada galón documentado
0
recibos perdidos en spreadsheets

Empresas con flotas similares a la suya ya están operando con ExpenseIQ — con mayor control, menores costos y cero papeles.

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